makalah layout perkantoran

BAB I

1.1         Latar Belakang

Dalam dunia perkantoran, LayOut merupakan salahsatu hal yang penting karena dapat mempengarungi kedinamisan suatu tempat dan produktivitas sebuah organisasi. Oleh sebab itu LayOut direncanakan dengan desain yang sedemikianrupa sehingga tempat kerja menjadi nyaman dan efisien bagi pegawai kantor.

Selain LayOut sebagai penjelasan ruang secara efektif, LayOut juga mampu memberi kepuasan kepada pegawai. LayOut pun mampu menjelaskan suatu proses penentuan kebutuhan akan ruang dan juga penggunaan ruang secara terperinci, sehingga membuat kerja berlangsung secara efektif dan efisien.

Dalam LayOut terdapat 5 hal yang perlu diperhatikan, antara lain:

1.                  Tahap perencanaan

2.                  Konsep kantor terbuka

3.                  Mempersiapkan LayOut

4.                  Peralatan dan Furniture Perkantoran, dan

5.                  Desain kantor masa depan

Dimana pada setiap tahap itu menjadi susunan yang saling berkaitan satu sama lain.

LayOut kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut:

a.       Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif

b.      Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai

c.       Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan

d.      Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada

e.       Meningkatkan produktivitas kerja pegawai

f.       Mengantisipasi pengembangan organisasi dimasa depan dengan melakukan perencanaan LayOut yang fleksibel

Gustafsson (2002) menyarankan bahwa dalam perencanaan LayOut organisasi seharusnya memperhatikan tren pekerjaan di masa depan, yaitu:

1.      Pekerjaan berbasis Tim (work-based teams).

2.      Tellecomunicating

3.      Hoteling

1.2         Rumusan Masalah

1.         Mengapa perencanaan  perlu diperhatikan dalam membuat  layout?

2.         Mengapa konsep kantor terbuka banyak digunakan hampir diseluruh dunia?

3.         Mengapa perlu adanya komunikasi  dengan para pegawai tentang perancangan sebuah

desain kantor?

4.         Apakah peran dari peralatan dan furnitur dalam perkantoran?

5.         Mengapa penerapan desain layout yang benar  itu merupakan hal yang penting dalam

perusahaan/kantor?

                                                                                                        

1.3         Tujuan

1.                  Untuk mengetahui beberapa faktor yang  penting sebelum membuat  sebuah layout

yang baik.

2.                  Untuk mengetahui penataan kantor yang efisien dan  menggunakan konsep terbuka

untuk mendapatkan berbagai kelebihan dari segi kenyamanan.

3.                  Untuk membuat sebuah ruang kantor yang sesuai dengan keinginan para pegawai.

4.                  Sebagai pelengkap sebuah kantor  agar dapat menjadi kantor yang sesuai dengan

kebutuhan pegawai.

5.                  Karena untuk mengetahui penerapan desain  yang efektif  berdasarkan tingkat

interaksi dan otonomi yang dimiliki pegawai.

BAB II

2.1 Kajian Teori

        Menurut Gustafson (2002), layout sebuah kantor akan mempengaruhi kedinamisan suatu tempat kerja.

            Porras dan Robertson (1992), pemilihan layout harus menjadi salah satu agenda dari pihak manajemen karena akan mempengaruhi produktivitas sebuah organisasi.

            Quible (2002), layout menjelaskan penggunaan ruang secara efektif serta mampu memberikan kepuasan pada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan maupun memberikan kesan yang mendalam bagi pegawai.

Littlefield dan Peterson (1956), layout merupakan penyusunan perabotan dan perlengkapan kantor pada luas lantai yang tersedia.

Terry (1966), layout adalah sebagai proses penentuan kebutuhan akan ruang dan tentang penggunaan ruangan secara terperinci guna menyiapkan susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu untuk pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

BAB III

3.1 Pembahasan

3.1.1  Tahapan Perencanaan      

            Tahapan perencanaan merupakan bagian yang penting karena akan mempengaruhi seluruh tahapan berikutnya. Tahapan ini untuk menilai apakah layout membuat kerja berlangsung efektif dan efisien juga unuk menilai apa yang dibutuhkan dalam organisasi melalui proses pengumpulan informasi, kemudian ditransformasikan dalam benuk layout yang aktual.

            Menuru Quible (2001), ada beberapa faktor yang harus diperhatikan antara lain :

1.      Tugas Pegawai

Jenis tugas dan tingkat otonomi yang dimiliki pegawai akan mempengaruhi penggunanaan jenis fasilitas kantor yang dibutuhkan untuk pengoptimalan kinerja mereka sehingga perencanaan layout harus flesibel, mudah diubah sesuai dengan kebutuhan organisasi.

2.      Arus Kerja

Analisis arus kerja diperlukan dalam perencanaan layout dengan mengacu pada pergerakan informasi dan tugas secara horizontal atau vertikal sehingga dapat meminimalisir criss-crossing pekerjaan ataupun fenomena bottleneck.

3.      Bagan Organisasi

Menggambarkan rentang wewenang masing-masing anggota organisasi dan mengidentifikasi hubungan kerja antarpegawai di level yang sama sehingga membantu perencanaan layout menunjukan lokasi yang tepat bagi pegawai maupun unit kerja.

4.      Proyeksi Kebutuhan Tenaga Kerja di Masa Datang

Perencanaa layout perlu memperhatikan berapa luas area yang mungkin dibutuhkan jika perusahaan melakukan perluasan atau pengurangan di masa depan.

5.      Jaringan Komunikasi

Analisis bentuk komunikasi ataupun media yang digunakan untuk berkomunikasi yang dilakukan oleh pegawai ataupun departemen sehingga dalam perencanaan layout, semakin tinggi frekuensi hubungan yang dilakukan maka akan semakin dekat ruangannya agar lebih efisien.

6.      Departemen dalam Organisasi

Perencanaan layout dimana mengelola kantor berdasarkan fungsi dan penempatan ruang kerja berdasarkan arus kerja.

7.      Kantor Publik dan Privat

Penggunaan kantor privat akan menunjukan status suatu perusahaan atau organisasi di mata masyarakat namun pemanfaatan kantor sekarang lebih mengarah pada pemakaian kantor bersama.

8.      Kebutuhan Ruang

Perencanaan layout perlu memperhatikan kebutuhan pegawai dalam melaksanakan tugasnya dimana pegawai yang membutuhkan peralatan dalam melaksanakan tugasnya akan membutuhkan ruang yang lebih besar daripada yang tidak.

9.      Pertimbangan Keamanan

Perencanaan layout kantor harus dapat membuat pegawai bergerak secara mudah dari satu area ke area yang lain tanpa terhambat furniture yang membahayakan.

10.  Pembiayaan Ruang Perkantoran

Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam hal ini, antaralain menghipotekkan pembayaran, pemanfaatan, biaya pemeliharaan, asuransi, kebutuhan akan peralatan kontrol lingkungan kantor, dan lain-lain.

            Ada beberapa area khusus yang harus diperhatikan dalam merencanakan layout perkantoran, yaiu :

1.      Reception Area

Area ini sangat berpengaruh dalam memberikan kesan pertama pada organisasi atau perusahaan dan sedikit banyak akan mempengaruhi kerja perusahaan.

2.      Ruang Konferensi

Ruang ini semakin dibutuhkan karena penggunaan tim kerja yang semakin meningkat sehingga membutuhkan tempat diskusi atau rapat yang representative.

3.      Ruang Komputer

Perawatan ruang ini harus diperhatikan secara cermat karena harus benar-benar terlindung dari bahaya kebakaran dan menjaga agar hardware ataupun software aman dan dapat bermanfaat sebagaimana mestinya.

4.      Ruang Persuratan

Ruang ini merupakan pusat komunikasi, terutama jika perusahaan masih menggunakan dokumen dalam bentuk kertas.

5.      Ruang Penggandaan

Ruang ini sebaiknya diletakan di tempat yang bisa di akses oleh mayoritas pengguna layanan ini.

6.      Area Pusat Penyimpanan

Sebaiknya ruangan ini diletakan di pusat aktivitas kantor sehingga semua anggota organisasi mudah untuk mengaksesnya.

3.1.2   Konsep Kantor Terbuka

Dimana dalam perusahaan harus mendesain dan senyaman mungkin,demi kelancaran suatu perusahaan itu sendiri. Konsep yang digunakan ada 3 antara lain konsep kantor konvensional,konsep kantor terbuka dan gabungan antara keduanya.

Konsep kantor konvensional itu berupa ruangan yang tertutup menggunakan dinding permanen, kartor terbuka itu berupa ruangan yang terbuka seakan-akan ruangan terkesan lebih hidup. Desain layuot ini juga membantu memenuhi kebutuhan masing – masing pegawai berkaitan dengan tugas yang harus dilakukan,alat, dan peralatan yamg diperlukan dengan lingkungan fisik kantor yang mendukung tugas.

Menurut Quible (2001)

Faktor dalam penggunaan konsep

1.      Penggunaan dinding permanen yang minim

2.      Penetapan masing – masing unit kerja

3.      Memberi perhatian terhadap akustik dan gangguan suara

4.      Ac dan control kelembaban

5.      Pola warna dan pengaturan funiture

Model Kantor Berkonsep Terbuka

1.      Landcape

Penggabungan antara konsep kantor konvensional dengan konsep kantor terbuka. Jadi da perpaduan ruangan yang tertutup tapi terdapat tanaman- tanaman yang mendukung sehingga ruangan terlihat lebih hidup

2.      Modular workstation unit

Dalam konsep ini menciptakan sebuah ruang kerja yang individual

3.      Moveble cluster workstation unit

Konsep ini dengan mengelompokkan ruang kerja menjadi kumpulan- kumpulan panel yang menggunakan roda bergerak sehinnga pengguna bisa bebas bergera

Contoh LayOut terbuka:

3.1.3 Mempersiapkan LayOut

1.      Templates

ð  Terdiri atas skala kecil dari furnitur dan peralatan kantor yang biasanya terbuat dari plastik atau kertas.

2.      Cutouts

ð  Terdapat dari kertas maupun plastik yang dilekatkan,  juga merupakan versi skala kecil dari furnitur dan peralatan kantor.

3.      Plastik Models

ð  Versi kecil dari furnitur dan peralatan kantor yang berupa model tiga dimensi yang dapat diletakkan di lantai perencanaan.

4.      Magnetic Board

ð  Terdiri dari model yang bermagnet dan biasa diletakkan di lantai perencanaan

5.      Computer Aided Desain

ð  Penggunaan progam komputer (CAD) dalam membuat layout kantor yang memungkinkan tampilan 3 dimensi.

3.1.4 Peralatan dan Furnitur Kantor

Berikut adalah faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam memilih peralatan kantor yang diklasifikasikan menjadi tiga yaitu: pertimbangan peralatan,penjual dan perawatan. Dalam buku ini dibahas pertimbangan yang pertama diantaranya :

1.      Tujuan Penggunaan Peralatan

Sebelum memilih peralatan,tujuan harus ditentukan.Hal yang perlu dipertimbangkan adalah perusahaan sering membeli atau menyewa peralatan yang terlalu canggih daripada yang dibutuhkan, hanya untuk prestise atau bujukan pemasok.

2.      Menentukan Peralatan yang Sesuai

Setelah peralatan ditentukan,memilih merek peralatan yang digunakan juga menjadi hal yang penting.Hal ini sangat penting berkaitan dengan layanan purna jual yang disediakan merek tersebut maupun harga jual kembali jika perusahaan nantinya berencana meng – upgrade peralatan yang baru.

3.      Tingkat Kegunaan Peralatan

Tingkat kegunaan harus dipertimbangkan,apakah alat itu bisa diharapkan memenuhi kebutuhan perusahaan dengan maksimal.

4.      Spesifikasi Peralatan

Untuk beberapa peralatan,spesifikasi harus ditentukan terlebih dahulu,karena akan menyangkut penempatan peralatan di ruangan,jumlah listrik yang dibutuhkan,pemasanganya,dan struktur yang dibutuhkan.

5.      Biaya Peralatan

Biaya peralatan mempunyai dampak yang signifikan terhadap pengembangan investasi perusahaan.

Faktor kedua yang diperlukan dalam penyusunan layout :

1.      Kursi

2.      Meja kerja

3.      Filing cabinet

4.      Lemari penyimpanan

3.1.5   Desain Kantor Masa Depan

        Di masa transformasi teknologi yang semakin pesat seperti saat ini, gaya kerja pegawai adminstasi di kantor pun berubah. Sehubungan dengan hal tersebut, terdapat dua karakteristik pekerjaan yang akan mempengaruhi LayOut sebuah kantor (Steelcase, 2000), yaitu:

1.      Otonomi: mengacu pada seberapa banyak pegawai bebas dalam memutuskan dimana dan kapan akan bekerja.

2.      Interaksi: dalam penyelesaian pekerjaan diperlukan hubungan dengan pegawai yang baik.

Gustaffson (2002) menyarankan ba33hwa dalam perencanaan LayOut organisasi seharusnya memperhatikan tren pekerjaan dimasa depan, yaitu:

1.      Pekerjaan berbasis tim (work-based team). Dewasa ini penggunaan tim menjadi andalan organisasi dalam beradaptasi dengan lingkungan yang berubah secara dinamis. Dengan karakter utama yang dinamis,kantor berkonsep terbuka dan pengoptimalan penggunaan ruang rapat harus dipertimbangkan oleh organisasi dalam perencanaan LayOut.

2.      Telecommunicating. Meningkatnya tren pegawai yang melaksanakan pekerjaannya di rumah atau di tempat yang bukan kantor “formal”. Walaupun kebutuhan akan ruangan kantor dapat diminimalisir,namun perlu dipertimbangkan dimana pegawai yang dimaksud pada saat akan menghabiskan waktunya di kantor karena atasan sedang mengajak rapat miingguan atau bulanan. Jadi ruangan bersama yang dapat dibagi dengan telecommuter harus tetap disediakan.

3.      Hoteling. Semakin banyaknya pegawai yang tiap hari berada di lapangan (terutama divisi penjuaan) membutuhkan ruangan kantor yang optimal,karena hanya pada saat tertentu mereka datang dan membutuhkan ruangan.

Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh Tanaka (2002),diperoleh hasil sebagai berikut:

1.      Pegawai yang mempunyai level interaksi dan otonomi yang tinggi akan melakukan berbagai macam pekerjaan. Umumnya pekerjaan yang berhubungan dengan komputer dan interaksi dengan kolega akan terjadi pada saat yang sama. Untuk itu tempat kerja harus sesuai dengan tipe tersebut, disatu sisi membutuhkan konsentrasi tinggi dan orang lain bisa berkomunikasi dengan pihak lain secara mudah. Penggunaan movable works unit sangat cocok dengan pekerjaan tersebut.

Contoh LayOut :

  

2.      Pegawai yang mempunyai pekerjaan berlevel interaksi rendah namun mempunyai otonomi yang tinggi membutuhkan tempat kerja yang bisa mendukung konsentrasi yang tinggi. Desain tempat kerja dengan panel yang tinggi (semacam modular workstation unit) akan dapat menyediakan suasana yang diinginkan. Ruangan yang tertutup lebih disarankan untuk pekerjaan ini.

Contoh LayOut Modular Workstation Unit:

BAB IV

4.1Penutup

4.1.1 Kesimpulan

                        Dalam membuat layout sebuah kantor diperlukan perencanaan yang matang. Terdapat beberapa faktor dalam tahap perancanaan layout kantor seperti arus kerja,bagan organisasi, tugas pegawai, pembiayaan ruang, kebutuhan ruang, dan keamanan. Setelah itu menetapkan konsep kantor terbuka ataupun konveksional. Hal tersebut dilakukan demi kenyamanan pegawai dalam memperlancar mengerjakan tugas kantor dan memberikan kesan positif pada masyarakat.

4.1.2 Saran

                        Sebaiknya sebuah layout yang baik memperhatikan beberapa faktor penting tersebut dan dengan desain yang membuat nyaman seluruh pegawai ataupun pengguna ruangan tersebut.